10:41:16   |   18 октября 2017   |   EN | RU | UA

webcam
Городские программы
Регуляторная политика
Публичные закупки
Международное сотрудничество
Карта Одессы
Виртуальная Одесса
Кино об Одессе
Фотоальбом города
Городская символика
Театры Одессы
Музеи Одессы
Памятники Одессы
Парки Одессы
Одесский зоопарк
Гостиницы Одессы
Одесса туристическая
О городе
В помощь предпринимателям
Правовая консультация
Одесса в цифрах
Предприятия Одессы
Городской транспорт, схема
движения
Аварийные и справочные службы
Искать
Подписаться на новости
Конкурс по назначению управляющих домами
Далее С 1 января - новая нормативная денежная оценка земель
Далее Одесгорэлектротранс
приглашение к кредитованию

Далее Правила пропускного
режима в здание
Одесского горсовета

Далее ОБЪЯВЛЕНИЯ
о намерении
изменения тарифов

Далее ВАКАНСИИ
Далее "УКРПОЧТА"
оплата платежей

Далее Предприятие инвалидов
Услуги по пошиву

Далее "Одесская городская типография"
полиграфические услуги

Далее Предприятие УТОС
предлагает продукцию

Далее



/ Главная / Нормативные акты / Решения исполкома / №997 от 20.09.2007г.

№997 от 20.09.2007г.

О мероприятиях по пополнению документов Национального архивного фонда и трудового архива, созданию условий для их сохранности и использования в рамках выполнения региональной программы "Архив - защита исторической памяти Одесщины, 2006-2010 годы"

Рішення
виконавчого комітету
Одеської міської ради
№997 від 20.09.2007р.

Про заходи щодо поповнення документів
Національного архівного фонду та трудового архіву,
створенню умов для їх зберігання та використання
у рамках виконання регіональної програми
«Архів - захист історичної пам’яті Одещини,
2006-2010 роки»

Відповідно до ст.ст. 40, 43, 52 Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні», рішення Одеської обласної ради від 18.11.2005р. №708-IV «Про затвердження регіональної програми «Архів - захист історичної пам’яті Одещини, 2006-2010 роки», заслухавши інформацію директора департаменту архівної справи та діловодства Одеської міської ради Л.М. Хитрової, виконавчий комітет Одеської міської ради

ВИРІШИВ:

1.
Інформацію директора департаменту архівної справи та діловодства Одеської міської ради Л.М. Хитрової, «Про стан справ щодо поповнення документів Національного архівного фонду та трудового архіву, створенню умов для їх зберігання та використання» - прийняти до відома (додаток 1).

2. Затвердити «Заходи щодо поповнення документів Національного архівного фонду та трудового архіву, створенню умов для їх зберігання та використання у рамках виконання регіональної програми «Архів-захист історичної пам’яті Одещини, 2006-2010 роки» (додаток 2).

3. Керівникам виконавчих органів Одеської міської ради, комунальних підприємств забезпечити виконання заходів, вказаних у п.2 рішення, та щорічно, до 10 грудня, інформувати про їх виконання департамент архівної справи та діловодства Одеської міської ради.

4. Начальнику управління архітектури та містобудування Одеської міської ради Колокольнікову В.І.:
4.1. До 01.11.07р. провести інвентаризацію справ постійного зберігання та з особового складу, визначити місце зберігання цих документів.
4.2. До 01.11.07р. привести у відповідність до фактично заведених справ до затвердженої номенклатури справ.
4.3. До 01.01.08р. упорядкувати структуру діловодної служби, створити архівний підрозділ управління.

5. Головам районних адміністрацій Одеської міської ради: Київської (Параскевич Ю.В.), Приморської (Кобилянська С.М.), Суворовської (Штогрін І.Д.), Одеському міському управлінню земельних ресурсів Одеської міської ради (Тютюнник О.В.), департаменту бухгалтерського обліку, звітності та закупівель Одеської міської ради (Щеплоцька В.Г.) врахувати відповідні видатки при підготовці бюджетних запитів на 2008-2010 рр.

6. Управлінню фінансів Одеської міської ради (Бедрега С.М.) здійснювати фінансування заходів в межах коштів, передбачених у бюджеті м. Одеси на відповідний рік.

7. Керівникам виконавчих органів Одеської міської ради, комунальних підприємств, установ забезпечити роботу діловодних служб, архівних підрозділів, відповідно до нормативних документів.

8. Контроль за виконанням цього рішення покласти на керуючу справами виконавчого комітету Одеської міської ради Єршову Т.М.

Міський голова                Е. Гурвіц

Керуюча справами         Т. Єршова

 

Додаток 1 до рішення
виконавчого комітету
Одеської міської ради
від 20.09.2007р. №991

 

Інформація «Про стан справ щодо поповнення документів

Національного архівного фонду та трудового архіву,

створенню умов для їх зберігання та використання»

 

Згідно із Законом України «Про Національний архівний фонд та архівні установи» департамент архівної справи та діловодства виконує власні повноваження щодо формування та використання документів ліквідованих юридичних осіб (трудового архіву) та делеговані повноваження щодо зберігання та використання документів Національного архівного фонду (НАФ) місцевого значення.
Забезпечення департаменту новим приміщенням та доведення чисельності працюючих до нормативної надало змогу збільшити кількість фондів у 7,8 разів, кількість справ у 4,4 рази у порівнянні з 2004 роком. Загальна кількість справ, які зберігаються у департаменті складає понад 100 тис. одиниць станом на 01.07.2007р.:

 

Формування та використання документів
Національного архівного фонду

 

Департаментом ведеться планомірна робота щодо приймання документів постійного зберігання, строк зберігання яких на місцях закінчився. За період 2004-2007 рр. чисельність документації управління зросла вдвічі та складає більш 36 тис.одиниць зберігання.
Поповнення документів НАФ місцевого значення можливе двома шляхами: збільшення кількості юридичних осіб, які включені до списку №1-джерел комплектування архіву документами НАФ, а також кількості документів, які передаються на зберігання фондоутворювачами.
Протягом останніх років скорочено на п’ять одиниць кількість юридичних осіб, в діяльності яких створюються документи НАФ, у зв’язку з тим, що вони втратили статус юридичної особи, або перейшли до зони комплектування Державного архіву Одеської області (надалі - облархів).
Сьогодні у списку №1 залишилось 56 підприємств, організацій та установ. Серед них: Одеська міська рада та її виконавчий комітет, чотири районні адміністрації, районні відділи освіти, районні фінансові відділи, управління фінансів, освіти, культури, охорони здоров'я, архітектури, капітального будівництва, економіки, земельних ресурсів, житлово-комунального господарства, представництво по управлінню комунальною власністю, КП «ОМБТІ та РОН», КП «Одесміськелектротранс», КП «Міська лікарня №5», шість цвинтарів, загальноосвітня школа-інтернат №5, «Спеціалізована загальноосвітня школа №121», 22 установи та підприємства державної та колективної власності.
Як бачимо, з поля зору випадає ціла низка управлінь та КП міської ради, в діяльності яких утворюються документи, які, на наш погляд, слід внести до документів НАФ місцевого значення.
Наприклад: управління внутрішньої політики, екологічної безпеки, міжнародних відносин, молодіжної та сімейної політики, КП «Міжнародний аеропорт Одеса», КП «Спеціалізована дитячо-юнацька спортивна школа Олімпійського резерву №2» та інші.
З метою поповнення списку №1 департаментом проведена значна робота. Погоджено номенклатури справ усіх виконавчих органів та частки комунальних підприємств міської ради. Отримано мережу комунальних підприємств і комунальних установ від відповідних управлінь. Шляхом аналізу документів, які утворюються в діяльності виконавчих органів, комунальних підприємств та комунальних установ будуть у подальшому надані пропозиції щодо поповнення списку №1.
Другий аспект цієї проблеми – повнота утворення документів. Аналіз складу документів, які зберігаються в архіві, перевірка стану справ на місцях свідчать про те, що справи заведені вільно, не відповідають номенклатурі справ, деякі справи не ведуться зовсім. В першу чергу це стосується управління архітектури та містобудування.
В архівах відсутні фотодокументи, кінодокументи, матеріали проведення конкурсів, конференцій, нарад, семінарів, протоколи постійно діючих наукових, методичних комітетів, рад, комісій, аналітичні доповіді з основної діяльності, матеріали з історії виконавчих органів міської ради.

В процесі аналізу справ на місці виявилось серйозне порушення: протягом декількох років до архіву не надходили документи (технічна документація), які є додатками до рішень міської ради. Вони залишаються в управлінні земельних ресурсів. Треба ці документи упорядкувати та передати до департаменту.
Перевірка стану діловодства та архівної справи у виконавчих органах списку №1 також показала, що не створено належних умов для зберігання архівних документів постійного зберігання та з особового складу. В управлінні архітектури та містобудування це привело до втрати частини документів постійного зберігання та з особового складу.
Треба з’ясувати, що діловодство та формування архівів складна річ, тому керівники виконавчих органів повинні розробити чітку структуру діловодної служби та архівних підрозділів, організувати їх роботу відповідно до розпорядження міського голови «Про інструкцію з діловодства у виконавчих органах Одеської міської ради у новій редакції».

 

Формування документів трудового архіву

 

Практично, за період з вересня 2004 року сформовано трудовий архів міста Одеси в об’ємі 64 253 одиниці зберігання, з них 24 463 одиниці зберігання передані до департаменту від ліквідованих юридичних осіб, 39 790 від облархіву, районних адміністрацій, відділу державних реєстраторів. Документи ліквідованих юридичних осіб повинні зберігатися у трудовому архіві м. Одеси, тому нам належить прийняти ще 21 тис. справ від облархіву, 600 од. від районних адміністрацій, та продовжити прийом документів від ліквідованих юридичних та фізичних осіб. Серед документів трудового архіву 4000 од. зберігання – документи безхазяйних архівів, які передані до департаменту новими власниками приміщень, фізичними особами. Такі документи надходять до департаменту неупорядкованими, тому працівники архіву виконують роботу щодо оформлення документів, складання описів справ, що не є їхніми функціональними обов’язками.
Законодавством передбачена адміністративна відповідальність керівника за псування, втрату документів. Тому я ще раз підкреслюю важливість дбалого ставлення до стану та наявності документів, обов’язкового складання акта приймання–здавання документів у разі зміни керівника виконавчого органу, КП.

 

Покращення матеріально-технічної бази

 

Роботі департаменту заважає низка проблем матеріально-технічного стану: це відсутність комп’ютерної бази даних, ліфта (сховища розташовані на V-VII поверхах), теча даху, не завершений монтаж тепловентиляції, відсутність пожежно-охоронної сигналізації, 50% забезпечення металевими стелажами та інше. Пропозиції щодо покращення матеріально-технічної бази включені до відповідного розділу заходів.
Структура та штатна чисельність департаменту надає змогу виконувати усі основні функції щодо контролю за діловодством, архівної справи у виконавчих органах, КП та КУ, в діяльності яких створюються документи НАФ. На теперішній час відділ трудового архіву виконує основні функції щодо приймання, зберігання документів та виконання запитів соціально-правового характеру. Але кількість запитів постійно зростає, щодня приймається до 30 заяв громадян, відвідувачів вдвічі більше. За півроку 2007р. виконано 2 919 запитів, що складає 77,8% від запитів за весь 2006 рік. Тому після прийому у жовтні 2007 року 22 тис. документів трудового архіву буде практично неможливо виконувати запити у встановлений термін, у зв’язку з чим прошу розглянути можливість збільшення працюючих на шість одиниць.

За оцінкою представників Держкомархіву виконавчий комітет Одеської міської ради виділив для архіву приміщення, якого немає в жодному архіві в іншому місті. Тому виконання запропонованих заходів надасть змогу зробити архів Одеської міської ради найкращим.

Керуюча справами                Т.М. Єршова

 

Додаток 2 до рішення
виконавчого комітету
Одеської міської ради
від 20.09.2007р. №997

 

Заходи
щодо поповнення документів Національного архівного фонду та трудового архіву, створення умов для їх зберігання та використання у рамках виконання регіональної програми “Архів – захист історичної пам’яті Одещини, 2006 – 2010 роки”

 

п/п
Зміст заходу
Строк виконання
Виконавці
Очікуваний результат
Необхідні кошти для виконання
1
2
3
4
5
6
Поповнення документів НАФ
1.1.
Підготувати на затвердження міському голові список №1 – юридичних осіб, в діяльності яких утворюються 
документи НАФ, та список №2 – юридичних осіб, в діяльності яких не утворюються
документи НАФ, але
які є потенціальними утворювачами цих документів
До
01.12.2007р.
 
Керівники виконавчих органів Одеської міської ради, комунальних підприємств
та установ, департамент архівної
справи та
діловодства
Розширити джерела щодо формування документів НАФ
-
1.2.
Розробити та надати
на погодження експертно-перевірочної комісії Державного архіву Одеської області номенклатури справ на 2008 рік
До
20.12.2007р.
Керівники виконавчих органів Одеської міської ради,
комунальних підприємств
та установ, департамент архівної
справи та
діловодства
Виконання повноважень департаменту архівної справи та діловодства
Одеської міської ради
-
1.3.
 
 
 
 
 
Формувати справи у поточному діловодстві
з урахуванням включення кіно–фото документів,
документів загально–міських заходів, протоколів постійно діючих рад, комісій, громадських
формувань, з’їздів, форумів, тощо
Постійно
Керівники виконавчих органів Одеської міської ради, комунальних підприємств
та установ
Розширити склад документів НАФ
 
 
1.4.
Організувати контроль за якісним формуванням документів НАФ у виконавчих органах, комунальних підприємствах Одеської міської ради, де вони утворюються
Постійно
Департамент архівної
справи та діловодства
Виконання повноважень департаменту архівної справи та діловодства
-
1.5.
Передати на постійне зберігання до департаменту архівної справи та діловодства упорядковану технічну документацію, яка є додатками до раніше прийнятих рішень Одеської міської ради
ІІ кв.
2008р.
Управління земельних ресурсів, департамент архівної
справи та діловодства
Виконання розпорядження міського голови        від 15.03.04р.
№333-01-Р “Про інструкцію з діловодства у виконавчих
органах Одеської міської ради у
новій редакції”
За окремим розрахунком
 
1.6.
Згідно з планом
роботи проводити комплексні, тематичні
та контрольні
перевірки, з метою виявлення недоліків у забезпеченні належних умов зберігання документів НАФ у виконавчих органах Одеської міської ради, комунальних підприємствах
Щоквартально 2007р.,
2008р.,
2009р.,
2010р.
Департамент архівної справи та діловодства
Виконання повноважень департаменту архівної справи та діловодства
-
1.7.
Проводити навчально-методичні семінари з питань формування, зберігання та передачі на постійне зберігання до департаменту документів НАФ
Не менше, як
2 рази на рік
Департамент архівної справи та діловодства
Виконання повноважень департаменту архівної справи
та діловодства
-
1.8.
Підготувати до
видання брошури спеціальної довідкової літератури
Щорічно
2007р.,
2008р.,
2009р.,
2010р.
Департамент архівної справи та діловодства
Виконання повноважень департаменту архівної справи
та діловодства
5 тис. грн. щорічно
1.9.
Вирішити питання створення умов для зберігання документів постійного та
тривалого зберігання відповідно до вимог “Правил роботи
архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ, організацій”
 І кв.
2008р.
Керівники виконавчих органів Одеської міської ради,
комунальних підприємств та установ
Виконання розпорядження  Президента
України від 13.04.2005р. 
 №957-рп “Про невідкладні
заходи щодо збереження
архівних
цінностей України»
-
1.10.
Створити архівні підрозділи у складі загальних відділів чи інших діловодних структур, відповідно
до вимог “Правил
роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ, організацій”
До 01.01.2008р.
Керівники виконавчих органів Одеської міської ради,
комунальних підприємств
та установ
Виконання розпорядження  Президента
України від 13.04.2005р. 
№957-рп “Про невідкладні заходи щодо збереження архівних цінностей України»
 
2. Поповнення документів трудового архіву
2.1.
Прийняти від Державного архіву Одеської області на постійне зберігання 21 тис. справ документів з особового складу
 Жовтень 2007р.
Департамент архівної справи та діловодства Одеської міської ради, Державний архів Одеської області
Виконання Закону України “Про Національний архівний фонд і архівні установи”, розпорядження голови Одеської обласної
державної адміністрації від 07.08.07р. за №258а-2007
-
2.2.
Забезпечити упорядкування, картонування та передачу до
трудового архіву департаменту архівної справи та діловодства 600 од. справ з особового складу ліквідованих юридичних осіб
ІV кв.
2007р.
Голови
Приморської, Київської, Суворовської районних адміністрацій
м. Одеси, департамент архівної справи та діловодства
Поповнення документів трудового архіву, концентрація трудового архіву
м. Одеси в
одному місці
За окремим розрахунком
2.3.
Надати на погодження експертної комісії департаменту архівної справи та діловодства номенклатури справ на 2008 рік
 
До 01.11.2007р.
Керівники виконавчих органів Одеської міської ради, комунальних підприємств та установ списку №2
Виконання повноважень департаменту архівної справи та діловодства
-
2.4.
Упорядкувати документи з особового складу та надати описи справ на погодження
ЕК департаменту
І кв.
2008р.
Керівники виконавчих органів Одеської міської ради, комунальних підприємств та установ
Виконання повноважень департаменту архівної справи та діловодства
-
2.5.
Проводити роботу з пошуку документів ліквідованих юридичних осіб, які з різних причин
є безхазяйними, та організувати їх передання на
зберігання до
трудового архіву
Постійно
Департамент архівної справи та діловодства, відділ державних реєстраторів
Поповнення документів трудового архіву
та захист прав міської громади
80 тис. грн. щорічно на пошук, упорядкування, картонування, транспорту
вання документів з особового складу
2.6.
Згідно з планом роботи департаменту проводити тематичні, контрольні перевірки, з ціллю виявлення недоліків у забезпеченні належних умов зберігання документів з особового складу
Щоквартально
2007р.,
2008р.,
2009р.,
2010р.
Департамент архівної справи та діловодства
Виконання повноважень департаменту архівної справи та діловодства
-
2.7.
Проводити навчально-методичні семінари з складання номенклатур та описів справ
2 рази на рік
Департамент архівної справи та діловодства
Виконання повноважень департаменту архівної справи та діловодства
-
3. Створення матеріально-технічної бази для зберігання та
використовування документів НАФ та трудового архіву
3.1.
Придбання за заявками департаменту архівної справи та діловодства:
- металевих стелажів для зберігання документів НАФ та трудового архіву;
- архівних коробів
 
 
 
Щорічно
 
 
 
Щорічно
Департамент 
господарського забезпечення 
Одеської міської ради
Виконання розпорядження  Президента
України від 13.04.2005р. 
№957-рп “Про невідкладні
заходи щодо збереження
архівних
цінностей України»
100 тис. грн.
у 2007р.,
200 тис грн.
у 2008р.,
120 тис. грн.
у 2009р.,
120 тис. грн.
у 2010р.
3.2.
Ремонт даху будинку
де розміщений департамент архівної справи та діловодства
2007р.
Департамент 
господарського забезпечення
Виконання розпорядження  Президента
України від 13.04.2005р. 
№957-рп “Про невідкладні заходи щодо збереження архівних цінностей України»
50 тис. грн.
3.3.
Монтаж та наладка ліфта на V-VІІ поверхи будинку де розміщений департамент архівної справи та діловодства
До кінця 2007р.
Управління житлового - комунального господарства та паливно-енергетичного комплексу Одеської міської ради
Виконання розпорядження  Президента
України від 13.04.2005р.               №957-рп “Про невідкладні заходи щодо збереження архівних цінностей України»
350 тис. грн.
 
 
3.4.
Введення в експлуатацію тепловентиляції у сховищах архівних документів департаменту архівної справи та діловодства
2008-2009 рр.
Департамент 
господарського забезпечення Одеської міської ради
Виконання розпорядження  Президента
України від 13.04.2005р.               №957-рп “Про невідкладні
заходи щодо збереження
архівних
цінностей України»
230 тис. грн.
3.5.
Придбання за заявками департаменту архівної справи та діловодства витратних матеріалів для реставраційних робіт
2007-2010 рр.
Департамент 
господарського забезпечення Одеської міської ради
Виконання розпорядження  Президента
України від 13.04.2005р.               №957-рп “Про невідкладні
заходи щодо збереження
архівних
цінностей України»
10 тис. грн. щорічно
3.6.
Створення
комп’ютерної бази
даних архівних документів у департаменті архівної справи та діловодства (витрати на обладнання та матеріали, програмне забезпечення, ввід інформації)
2008-2010 рр.
Департамент інформаційних технологій Одеської міської ради
Виконання розпорядження  Президента
 України від 13.04.2005р.               №957-рп “Про невідкладні з
аходи щодо збереження
архівних
цінностей України»
450 тис. грн.
4. Штатний розклад
4.1.
Надати пропозиції щодо збільшення чисельності працівників департаменту архівної справи та діловодства Одеської міської ради
на 6 одиниць
Жовтень 2007р.
Департамент архівної справи та діловодства Одеської міської ради
Виконання розпорядження  Президента
України від 13.04.2005р.               №957-рп “Про невідкладні
заходи щодо збереження
архівних
цінностей України»
Згідно з штатним розкладом

  
Керуюча справами            Т. М. Єршова


Страница создана: 27.09.2007 09:35
АДМИНУСЛУГИ
Далее РЕГИСТРАЦИЯ
В ОДЕССЕ

Далее

26 октября 11:00
И С П О Л К О М

Далее с 9 октября 
прием проектов 
Общественный бюджет

Далее с 9 октября 
заявки на Лучший инновационный проект

Далее 23 октября 9:00
аппаратное 
совещание
прямая трансляция
Далее 8 ноября 10:00
СЕССИЯ

Далее 31 октября 18.00
концерт к 500-летию
Реформации

Далее 27 октября 17:00 
Всемирный клуб одесситов
фотовыставка «More More»

Далее 10 октября  14:00
выставка «Око Давида»

Далее Работа транспорта 
в районе Пересыпи

Далее 6-29 октября 
Выставка живописи
глухих художников

Далее Конкурс: льготное кредитование малого и среднего бизнеса
Далее до 28 декабря
конкурс по благоустройству парка Шевченко

Далее Финпомощь предпринимателям
срок подачи заявок
продлен до 1 ноября

Далее С 17 марта 
работа транспорта
на/с пос. Котовского

Далее С 17 марта
работа транспорта
по ул. Преображенской

Далее 27-29 сентября 
Международный Черноморский Транспортный Форум

Далее 27 октября 
«Дни Польского Бизнеса»

Далее Местные инициативы
Сбор подписей

Далее
Г Р А Ф И К
приема граждан

Далее Территориальное Соглашение
2017-2019гг.

Далее Спортивный
ПЛАН-КАЛЕНДАРЬ

Далее ОСМД ОДЕССЫ
Далее Разработка концепции развития Центрального исторического ареала Одессы
Далее Выставки и ярмарки
в 2017 году

Далее ВЫБОРЫ
Далее ГЕНПЛАН ОДЕССЫ
Далее ОСОБЕННОСТИ
ПОГРАНИЧНОГО
РЕЖИМА

Далее ЭНЕРГОСБЕРЕЖЕНИЕ
Получение компенсации по кредитам
на энергосберегающие
мероприятия

Далее ПРАВИЛА ПОВЕДЕНИЯ в чрезвычайных ситуациях
Далее Реестр общественных и благотворительных организаций г. Одессы
Далее ДОСТУП К ПУБЛИЧНОЙ
ИНФОРМАЦИИ

Далее ИНВАЛИДАМ
работа транспорта
информационные материалы

Далее Защита прав интеллектуальной собственности
Далее А Д М И Н У С Л У Г И
Далее Молодежный совет
Далее ЦЕНТР ЗАНЯТОСТИ
ТРУДОУСТРОЙСТВО
переподготовка кадров

Далее Жилищные субсидии: изменения
Далее ПРОЕКТЫ
решений исполкома

Далее Т А Р И Ф Ы
Далее Пенсионный фонд Украины в районах Одессы
Далее ЗАЩИТА ПРАВ
ПОТРЕБИТЕЛЕЙ

Далее П Р О Е К Т Ы
решений горсовета

Далее