/ Главная / Нормативные акты / Решения горсовета / ПОЛОЖЕННЯ ПРО ДЕПАРТАМЕНТ АРХІВНОЇ СПРАВИ ТА ДІЛОВОДСТВА ОДЕСЬКОЇ МІСЬКОЇ РАДИ

ПОЛОЖЕННЯ ПРО ДЕПАРТАМЕНТ АРХІВНОЇ СПРАВИ ТА ДІЛОВОДСТВА ОДЕСЬКОЇ МІСЬКОЇ РАДИ

ПОЛОЖЕННЯ
про департамент архівної справи та діловодства
Одеської міської ради

 

1. ЗАГАЛЬНІ ПОЛОЖЕННЯ

1.1. Департамент архівної справи та діловодства Одеської міської ради (далі - «Департамент») є виконавчим органом міської ради і створюється відповідно до Законів України «Про місцеве самоврядування в Україні» та «Про Національний архівний фонд і архівні установи».
1.2. Департамент у своїй діяльності керується Конституцією України, Законом України «Про місцеве самоврядування в Україні», іншими законодавчими та підзаконними актами України, актами місцевого самоврядування та цим Положенням.
У здійсненні повноважень органів виконавчої влади у галузі архівної справи і діловодства департамент керується наказами Держкомархіву України, державного архіву області.
1.3. Департамент підзвітний і підконтрольний міській раді, підпорядкований ії виконавчому комітету та міському голові, стосовно здійснення делегованих ними повноважень виконавчої влади у галузі архівної справи і діловодства також підконтрольний державному архіву Одеської області в порядку, встановленому законодавством.
1.4. Департамент утримується за рахунок коштів бюджету міста.
1.5. Місцезнаходження департаменту:65098, м. Одеса, вул. Стовпова, 17.
1.6. Електронна адреса департаменту:  omr_arhiv@ukr.net  

2. ОСНОВНІ ЗАВДАННЯ ТА ФУНКЦІЇ ДЕПАРТАМЕНТУ

2.1. Основними завданнями Департаменту є:
2.1.1.Реалізація державної політики у сфері архівної справи і діловодства в межах своєї компетенції, здійснення управління архівною справою і діловодством на території міста;
2.1.2. Забезпечення дотримання законодавства України про Національний архівний фонд та архівні установи;
2.1.3. Забезпечення поповнення Національного архівного фонду документами, що мають місцеве значення, обліку, зберігання та використання їх інформації;
2.1.4. Забезпечення централізованого тимчасового зберігання архівних документів, нагромаджених у процесі документування службових, трудових або інших правовідносин юридичних і фізичних осіб на території міста, та інших архівних документів, що не належать до Національного архівного фонду.
2.2. Департамент, відповідно до покладених на нього завдань:
2.2.1. Складає й за погодженням із державним архівом області, подає на затвердження керуючій справами виконавчого комітету Одеської міської ради плани розвитку архівної справи в місті та забезпечує їх виконання.
2.2.2. Складає і за погодженням із державним архівом області подає на затвердження керуючій справами виконавчого комітету Одеської міської ради список підприємств, установ і організацій, документи яких підлягають зберіганню в Департаменті, готує пропозиції щодо уточнення цього списку.
2.2.3. Організовує роботу з внесення документів до Національного архівного фонду або вилучення документів із нього юридичними особами комунальної форми власності, що перебувають у зоні комплектування департаменту.
2.2.4. Готує матеріали для проведення державним архівом області державної реєстрації документів Національного архівного фонду юридичних осіб комунальної форми власності, що перебувають у зоні комплектування Департаменту.
2.2.5. 3а дорученням Держкомархіву контролює дотримання власниками документів Національного архівного фонду вимог законодавства щодо здійснення права власності на зазначені документи.
2.2.6. Інформує державний архів області про виявлення архівних документів, що не мають власника або власник яких невідомий,
2.2.7. Приймає для зберігання документи Національного архівного фонду від органів місцевого самоврядування, комунальних підприємств, установ і організацій комунальної форми власності.
2.2.8. Виявляє та включає до джерел комплектування "трудового архіву" підприємства, установи і організації, незалежно від форм власності на майно, в діяльності яких не створюються документи Національного архівного фонду.
2.2.9. Приймає від підприємств, установ і організацій – джерел комплектування "трудового архіву" а також фізичних осіб, які мали найманих працівників, документи фінансово-господарської діяльності і інші документи, строки зберігання яких не закінчилися.
В разі коли власник документів не визнаний та документам загрожує знищення, документи тимчасового зберігання приймаються на депоноване зберігання.
2.2.10. 3абезпечує облік, зберігання і охорону:
- документів Національного архівного фонду, що накопичилися за час діяльності існуючих і тих, що діяли раніше на сучасній території міста, державних органів, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій;
- фотодокументів та аудіовізуальних документів з історії міста;
- документів, переданих в установленому законодавством порядку на тимчасове зберігання підприємствами, установами, організаціями, незалежно від форм власності, а також об’єднаннями громадян та фізичними особами;
- друкованих, ілюстрованих та інших матеріалів, що доповнюють документи Департаменту й використовуються для довідково-інформаційної роботи;
- облікових документів і довідкового апарату до документів;
2.2.11. Контролює та перевіряє ведення діловодства в виконавчих органах міської ради, в установах і організаціях комунальної форми власності, що перебувають у зоні комплектування Департаменту, роботу їх архівних підрозділів, умови зберігання документів у них, надає їм методичну допомогу стосовно впровадження прогресивних систем діловодства та зберігання документів.
2.2.12. Інформує міську раду, державний архів області стосовно фактів втрати, знищення, пошкодження архівних документів, інші порушення законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи.
2.2.13. Веде зведений облік архівних документів, що зберігають виконавчі органи Одеської міської ради, комунальні підприємства, установи і організації, джерела комплектування Департаменту, подає належні відомості про них державному архіву області.
2.2.14. Створює і вдосконалює довідковий апарат до документів Національного архівного фонду, що зберігаються у департаменті.
2.2.15. Видає підприємствам, установам і організаціям архівні довідки, копії та витяги з документів, що зберігаються в Департаменті, а громадянам довідки соціально-правового характеру, а також іншим шляхом задовольняє запити юридичних і фізичних осіб щодо використання архівної інформації.
2.2.16. Вивчає, узагальнює і поширює досвід роботи архівних установ.

3. ПРАВА ДЕПАРТАМЕНТУ

3. Департамент має право:
3.1. Отримувати від виконавчих органів Одеської міської ради, а також від підприємств, установ, організацій комунальної форми власності, що перебувають у зоні комплектування Департаменту, інформацію, документи та інші матеріали стосовно зберігання й науково-технічного опрацювання документів Національного архівного фонду та ведення діловодства, а від місцевих органів державної статистики - безоплатно статистичні дані, необхідні для виконання покладених на нього завдань.
3.2. Надавати, у межах своїх повноважень, підприємствам, установам і організаціям, що перебувають у зоні комплектування Департаменту, вказівки стосовно роботи їхніх архівних підрозділів та ведення діловодства.
3.3. Розробляти та затверджувати в установленому порядку ціни та тарифи на роботи (послуги), що виконуються департаментом на договірних засадах.
3.4. Надавати за плату послуги з використання фізичними та юридичними особами відомостей, що містяться в архівних документах.
3.5. 3дійснювати видачу архівних довідок, витягів та копій з архівних документів депутатам Одеської міської ради, виконавчим органам Одеської міської ради, комунальним підприємствам, установам і організаціям, судам, правоохоронним, контрольно-ревізійним органам, інвалідам, ветеранам війни і праці та іншим категоріям громадян відповідно до пільг, встановлених законодавством, безкоштовно.
3.6. Порушувати питання про зупинення діяльності архівних установ, які не забезпечують збереження документів Національного архівного фонду або порушують вимоги стосовно державної реєстрації цих документів.
3.7. Порушувати в порядку, встановленому законодавством, питання про притягнення до відповідальності працівників архівних установ, користувачів документами Національного архівного фонду та інших осіб, які винні у порушенні законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи, та про відшкодування ними збитків, завданих власнику документів Національного архівного фонду або уповноваженій ним особі.
3.8. Обмежувати у випадках, передбачених законодавством, доступ до документів Національного архівного фонду, що зберігаються у Департаменті.
3.9. Скликати наради з питань, що належать до його компетенції.
3.10. Працівники Департаменту мають право, для виконання покладених на них службових обов’язків, відвідувати архівні підрозділи і діловодні служби виконавчих органів Одеської міської ради, підприємств, установ та організацій комунальної форми власності, що перебувають у зоні комплектування Департаменту, а також право доступу до їхніх документів, за винятком тих, що згідно із законодавством спеціально охороняються.
3.11. Департамент, у процесі виконання покладених на нього завдань, взаємодіє з іншими виконавчими органами Одеської міської ради, а також підприємствами, установами, організаціями та об’єднаннями громадян.

4.КЕРІВНИЦТВО І АППАРАТ ДЕПАРТАМЕНТУ

4.1. Департамент очолює директор, який призначається на посаду й звільняється з посади міським головою згідно із законодавством.
4. 2. Директор Департаменту:
- видає у межах своєї компетенції накази, організовує і контролює їх виконання;
- подає міському голові відповідні документи для призначення на посаду і звільнення з посади працівників Департаменту, а також для присвоєння їм рангів посадових осіб місцевого самоврядування;
- надає керівництву виконавчого комітету пропозиції щодо покращення роботи Департаменту, оптимізації пошуку документів шляхом втілення «електронного архіву» тощо;
- працює над удосконаленням документообігу, організацією прийому фізичних та юридичних осіб, взаємодії з іншими виконавчими органами Одеської міської ради;
- аналізує якість роботи структурних підрозділів, їх працівників та надає пропозиції щодо заохочення за високі досягнення в праці. В разі неякісного виконання службових обов’язків, скоєння порушень трудової етики та інше надає пропозиції про стягнення.
4.3. Статус посадових осіб департаменту визначається Законом України "Про службу в органах місцевого самоврядування в Україні".
4.4. Архівні копії, архівні витяги, архівні довідки засвідчуються печаткою департаменту.
4.5. Для розгляду питань, що пов’язані з проведенням попередньої експертизи цінності документів та подання її результатів на розгляд експертно-перевірної комісії держархіву області, а також інших питань, у
Департаменті створюється експертна комісія.
Положення та персональний склад експертної комісії затверджує директор Департаменту на підставі типового положення, затвердженого Держкомархівом.



Страница создана:

Опубликована на сайте:

Полный адрес страницы:
24.03.2011 14:43

http://omr.gov.ua/

http://omr.gov.ua/ru/acts/council/33411/