/ Главная / Нормативные акты / Решения горсовета / ПОЛОЖЕННЯ про департамент документально-організаційного забезпечення Одеської міської ради

ПОЛОЖЕННЯ про департамент документально-організаційного забезпечення Одеської міської ради

Додаток № 39
до рішення
Одеської міської ради
від 28.02.2011р. №384-VI

 

ПОЛОЖЕННЯ
про департамент документально-організаційного забезпечення
Одеської міської ради

 

1. ЗАГАЛЬНІ ПОЛОЖЕННЯ
1.1. Це Положення регламентує організаційно-правовий статус департаменту документально-організаційного забезпечення Одеської міської ради (далі – Департамент), визначає його конкретні завдання та функції, права, відповідальність, забезпечує умови його ефективної роботи.
1.2. Департамент є виконавчим органом Одеської міської ради і створюється відповідно до Закону України “Про місцеве самоврядування в Україні”.
1.3. Департамент в своїй роботі керується Законом України “Пpo місцеве самоврядування в Україні”, іншими актами чинного законодавства України.
1.4. Департамент підзвітний та підконтрольний Одеській міській раді, підпорядкований міському голові, виконавчому комітету Одеської міської ради (далі - Виконком).
1.5. Фінансування видатків Департаменту здійснюється з коштів міського бюджету відповідно до затвердженого кошторису.
1.6. Департамент є правонаступником департаменту організаційно-кадрового і документального забезпечення та контролю Одеської міської ради в тій частині, що стосується організаційних питань та діловодства.
1.7. Департамент має бланки.
1.8. Місцезнаходження Департаменту: 65004,м. Одеса, пл. Думська,1.
1.9. Реорганізація і ліквідація Департаменту здійснюється відповідно до чинного законодавства.

2. ОСНОВНІ ЗАВДАННЯ ТА ФУНКЦІЇ ДЕПАРТАМЕНТУ
2.1. Основними завданнями Департаменту є:
2.1.1. Організаційно-контрольне та документальне забезпечення діяльності Виконкому з реалізації його повноважень.
2.1.2. Інформаційно-довідкове та аналітичне забезпечення прийняття Виконкомом управлінських рішень, документування його управлінської діяльності.
2.1.3. Забезпечення здійснення контрольних функцій Виконкому з виконання виконавчими органами міської ради рішень Виконкому, розпоряджень та доручень міського голови, доручень першого заступника міського голови, наданих ним на апаратних нарадах.
2.1.4. Організація спільно з іншими виконавчими органами міської ради, підприємствами, організаціями та установами комунальної власності з досягнення цілей і завдань політики якості, визначених Концепцією реформування системи управління містом та створення системи управління якістю в органах місцевого самоврядування Одеси, комунальних підприємствах та установах, затвердженою рішенням Одеської міської ради 21.12.2007 р. № 2087-V.
2.1.5. Координація діяльності відділів ведення Державного реєстру виборців районних адміністрацій Одеської міської ради.
2.2. Відповідно до покладених на нього завдань Департамент:
2.2.1. складає:
• орієнтовний щоквартальний план роботи Виконкому;
• щомісячний перелік організаційних заходів за участю виконавчих органів міської ради.
2.2.2. Здійснює організаційно-методичне, інформаційне та консультативне забезпечення підготовки та проведення засідань Виконкому, апаратних нарад, інших заходів, що проводяться Виконкомом, міським головою, його першим заступником.
2.2.3. Здійснює аналіз організаційної та контрольної роботи, ведення діловодства у виконавчих органах міської ради, вносить пропозиції з вдосконалення їхньої діяльності.
2.2.4. Організує підготовку виконавчими органами міської ради планових питань, що виносяться на розгляд Виконкому.
2.2.5. Організує і готує загальноміські наради, збори, присвячені щорічним звітам міського голови перед територіальною громадою м. Одеси, апаратні наради міського голови, його першого заступника, контролює виконання доручень, даних під час проведення цих нарад або за їх підсумками.
2.2.6. Забезпечує вивчення та узагальнення передового досвіду організаційно-контрольної роботи, електронного діловодства, вносить пропозиції з його розповсюдження у виконавчих органах міської ради.
2.2.7. Забезпечує спільно з іншими виконавчими органами міської ради підготовку матеріалів для інформування міського голови та Виконкому про стан виконання розпорядчих документів міського голови і Виконкому, доручень міського голови, його першого заступника.
2.2.8. Готує проекти рішень Виконкому та розпоряджень міського голови з організаційно-контрольних питань та ведення діловодства; впровадження системи управління якістю у виконавчих органах міської ради та підприємствах, організаціях та установах комунальної власності.
2.2.9. Здійснює контроль за дотриманням вимог Регламенту у виконавчих органах Одеської міської ради, готує пропозиції про внесення змін та доповнень до зазначеного документу, його нову редакцію.
2.2.10. Вносить пропозиції про визначення стратегічних напрямків та пріоритетів впровадження системи управління якістю у виконавчих органах міської ради та підприємствах й установах комунальної власності ; вносить пропозиції про визначення методів управління в системі виконавчих органів міської ради та впровадження єдиної політики у сфері якості послуг.
2.2.11. Веде комп’ютерне діловодство в межах визначених цим Положенням повноважень, формує та веде пошукову та контрольну електронну базу даних розпорядчих документів, документів загального листування, протоколів доручень міського голови, його першого заступника, наданих ними на апаратних нарадах.
2.2.12. Готує і систематично надає виконавчим органами Одеської міської ради та підприємствам, організаціям та установам комунальної власності інформаційні матеріали про строки виконання розпорядчих документів, доручень міського голови та його першого заступника, наданих ними на апаратних нарадах, готує упереджувальну інформацію про виконання розпорядчих документів, доручень міського голови та його першого заступника, на апаратних нарадах.
2.2.13. Організовує та проводить роботу з документами від моменту їх складання (надходження до виконкому) до зняття з контролю та передачі до архіву, здійснює контроль за строками та якістю їх виконання на основі використання новітніх комп’ютерних технологій та сучасного програмного забезпечення.
2.2.14. Організовує роботу з бланками суворої звітності.
2.2.15. Здійснює заходи стосовно постійного скорочення кількості документів на паперових носіях, в перспективі забезпечує спільно з іншими виконавчими органами міської ради, підприємствами та установами комунальної власності повний перехід до електронного документообігу.
2.2.16. Здійснює інші повноваження відповідно до рішень міської ради, рішень Виконкому та розпоряджень міського голови.
 

3. ПРАВА ДЕПАРТАМЕНТУ
3.1. Департамент має право:
3.1.1. Отримувати у встановленому порядку від посадових осіб органів місцевого самоврядування, керівників підприємств та установ комунальної власності документи, інформаційні матеріали та пояснення, необхідні для виконання покладених на нього завдань, користуватися інформаційними банками даних, наявних у виконавчих органах міської ради.
3.1.2. Проводити планові перевірки відповідно до вимог Регламенту системи ведення діловодства та здійснення контролю у виконавчих органах міської ради, підприємствах та установах комунальної власності.
3.1.3. Скликати наради за компетенцією.
3.1.4. Залучати спеціалістів інших виконавчих органів, підприємств, установ та організацій, об’єднань громадян (за погодженням з їх керівниками) до розгляду питань за компетенцією.
3.1.5. Використовувати наявне у Одеській міській раді технічне обладнання та програмне забезпечення, мати доступ до мережі Інтернет у межах, необхідних для виконання своїх завдань і функцій.
3.2. На керівників та працівників Департаменту поширюються основні обов’язки і основні права посадових осіб органів місцевого самоврядування, передбачені Законом України “Про службу в органах місцевого самоврядування”, іншими нормативними актами.
3.3. Покладання на Департамент обов’язків, не передбачених цим Положенням, і таких, що не стосуються організаційно-контрольної роботи, діловодства, впровадження системи управління якістю в органах місцевого самоврядування Одеси, комунальних підприємствах та установах, не допускається.
3.4. Під час реалізації повноважень Департамент взаємодіє з:
3.4.1. Постійними комісіями та апаратом міської ради, виконавчими органами міської ради, комунальними підприємствами та установами.
3.4.2. Відповідними підрозділами місцевих органів державної виконавчої влади, інших органів місцевого самоврядування.
3.4.3. Об’єднаннями громадян, громадянами.

4. КЕРІВНИЦТВО ТА АПАРАТ ДЕПАРТАМЕНТУ
4.1 Департамент очолює директор, якого призначає на посаду та звільняє з посади міський голова. Директор Департаменту в своїй діяльності підконтрольний та підзвітний міській раді, підпорядкований міському голові, Виконкому.
4.2 Директор Департаменту:
4.2.1. Керує діяльністю Департаменту, забезпечує виконання обов’язків та повноважень, покладених на Департамент, дотримання службовцями Департаменту трудової та виконавської дисципліни, режиму праці, норм етики службовців органів місцевого самоврядування.
4.2.2. Вносить на розгляд міського голови пропозиції, погоджені керуючим справами Виконкому, про призначення на посаду і звільнення з посади заступника директора Департаменту, начальників відділів Департаменту, заступників начальників відділів Департаменту, керівників секторів відділів Департаменту та спеціалістів відділів Департаменту, їх заохочення або стягнення.
4.2.3. Розробляє і вносить на розгляд міському голові пропозиції, погоджені керуючим справами Виконкому, про структуру Департаменту та штатну чисельність службовців його відділів.
4.2.4. Організує виконання службовцями Департаменту актів органів місцевого самоврядування та міського голови.
4.2.5. В межах своїх повноважень представляє Департамент у відносинах з державними і громадськими організаціями, органами місцевого самоврядування, підприємствами, установами, організаціями і громадянами.
4.2.6. Визначає функціональні обов’язки заступника директора Департаменту, начальників відділів Департаменту, заступників начальників відділів Департаменту, керівників секторів відділів Департаменту та спеціалістів його відділів.
4.2.7. Забезпечує підвищення кваліфікації службовців Департаменту, сприяє отриманню ними додаткової освіти за спеціальністю, створює систему матеріальної та моральної мотивації службовців Департаменту стосовно підвищення якості роботи, впровадження в практику новітніх технологій та методів.
4.3. До складу Департаменту входять:
- директор Департаменту;
- заступник директора Департаменту;
- начальники відділів;
- головні спеціалісти.
4.4. Відділи Департаменту діють відповідно до Положень про них. Положення про відділи затверджуються директором Департаменту.
4.5. На час відсутності директора Департаменту його обов'язки виконує заступник директора Департаменту. 
 
Секретар міської ради                         О.Б. Бриндак



Страница создана:

Опубликована на сайте:

Полный адрес страницы:
28.03.2011 14:57

http://omr.gov.ua/

http://omr.gov.ua/ru/acts/council/33489/